“早上你說(shuō)要去市里找領(lǐng)導(dǎo)簽字報(bào)賬，我們都以為你今天肯定要和之前一樣很晚才能回來(lái)，所以就沒(méi)準(zhǔn)備你的碗筷?！?0月14日18點(diǎn)30分，四川省成都市雙流區(qū)郵政分公司負(fù)責(zé)寄遞外包業(yè)務(wù)的員工李剛強(qiáng)剛進(jìn)家，妻子就一邊說(shuō)，一邊走向廚房?！皬倪@個(gè)月開(kāi)始，每次報(bào)賬只找1位領(lǐng)導(dǎo)簽字就可以了，所以我能回來(lái)和你們一起給兒子慶祝生日。”本來(lái)嘟著小嘴的兒子一下跑過(guò)來(lái)抱住了李剛強(qiáng)，一場(chǎng)生日聚會(huì)在溫馨的氛圍下拉開(kāi)了帷幕。
自第二批“不忘初心、牢記使命”主題教育開(kāi)展以來(lái)，成都市郵政分公司各部門加大了基層調(diào)研走訪和解決問(wèn)題的力度，切實(shí)解決了一系列困擾經(jīng)營(yíng)單位的難題。其中，寄遞外包報(bào)賬流程優(yōu)化成效顯著，將以往報(bào)一筆賬需要不同部門的12位領(lǐng)導(dǎo)（員工）簽字，縮減至只需1位部門領(lǐng)導(dǎo)簽字即可。人力和時(shí)間成本大大節(jié)省，不僅提升了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益，更讓像李剛強(qiáng)這樣負(fù)責(zé)報(bào)賬的員工的幸福感和獲得感進(jìn)一步提升。
基層問(wèn)題帶上來(lái)
9月，在成都市分公司“不忘初心、牢記使命”主題教育啟動(dòng)會(huì)上，總經(jīng)理羅程強(qiáng)調(diào)，全市郵政各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部和各職能部門要聚焦調(diào)查研究、聚焦檢視問(wèn)題、聚焦整改落實(shí)，切實(shí)摸清實(shí)情、拿出實(shí)招，真正找出差距、找準(zhǔn)癥結(jié)，推動(dòng)邊查邊改、真改實(shí)改，以務(wù)實(shí)高效、開(kāi)拓創(chuàng)新、攻堅(jiān)克難的工作作風(fēng)，推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。
隨后，市分公司領(lǐng)導(dǎo)班子帶頭分赴基層開(kāi)展調(diào)研。在羅程調(diào)研走訪的眾多經(jīng)營(yíng)單位中，大家不約而同提到了自2018年寄遞翼改革整合后，如此大體量的寄遞外包在各分公司尚屬新生事物，基層在實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題較多，希望市分公司能盡快妥善解決。隨后，作為寄遞外包的牽頭管理部門負(fù)責(zé)人，人力資源部經(jīng)理鐘蒨迅速安排部門員工前往各經(jīng)營(yíng)單位，全面收集掌握基層發(fā)展難題，并制定切實(shí)可行的解決措施。
“外包人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動(dòng)性很大”“外包人員投遞質(zhì)量不高，服務(wù)工單較多”“外包報(bào)賬需要多個(gè)部門審核簽字，流程繁瑣”“外包費(fèi)用報(bào)賬慢，有時(shí)甚至隔月才到賬”……在進(jìn)一步走訪了解中，各經(jīng)營(yíng)單位參與座談的一線員工本著關(guān)心企業(yè)發(fā)展、真實(shí)反映基層難題的態(tài)度，說(shuō)出了自己在寄遞外包工作中遇到的各類難題。
一線員工期盼問(wèn)題能盡快解決的眼神，讓參與此次調(diào)研的人力資源部員工下定決心，一定要趕在“雙11”來(lái)臨前，推動(dòng)相關(guān)部門將困擾基層經(jīng)營(yíng)發(fā)展的外包難題逐一攻破，讓外包成為各經(jīng)營(yíng)單位的發(fā)展助力。
為期8天的調(diào)研走訪結(jié)束后，人力資源部及時(shí)將基層員工提出的9大方面問(wèn)題，原汁原味納入調(diào)研報(bào)告，并傳遞給各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人。
職能部門動(dòng)起來(lái)
9月19日15點(diǎn)30分，在相關(guān)職能部門切實(shí)掌握基層寄遞外包面臨的各類難題后，人力資源部牽頭召開(kāi)了部門協(xié)調(diào)會(huì)，一方面探討現(xiàn)階段基層經(jīng)營(yíng)單位寄遞外包產(chǎn)生的各類問(wèn)題成因，另一方面集思廣益制定科學(xué)合理、具備可操作性的解決措施。
2個(gè)多小時(shí)的探討，與會(huì)部門對(duì)各類問(wèn)題成因形成了一致看法——外包報(bào)賬需要審核簽字的部門過(guò)多，經(jīng)營(yíng)單位經(jīng)辦人員往往要跑好幾趟才能完成，產(chǎn)生的直接后果就是報(bào)賬慢，導(dǎo)致外包人員無(wú)法及時(shí)獲得勞動(dòng)報(bào)酬，進(jìn)而影響其工作積極性，最終導(dǎo)致外包人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、流動(dòng)性大。
根源已挖深找準(zhǔn)，如何解決？
“8月召開(kāi)的全市郵政工作座談會(huì)，要求解決好現(xiàn)階段企業(yè)管理中存在的流程繁瑣、效率不高、無(wú)效等待等問(wèn)題?！本C合辦公室經(jīng)理張榜文說(shuō)，“我建議由財(cái)務(wù)部牽頭對(duì)現(xiàn)行規(guī)章制度進(jìn)行梳理，在合規(guī)的前提下盡量將線下審核簽字轉(zhuǎn)移至線上系統(tǒng)辦理?！?/p>
“根據(jù)企業(yè)現(xiàn)行規(guī)章制度，可以通過(guò)線上辦理達(dá)到‘?dāng)?shù)據(jù)跑腿、員工省事’的目的，但在對(duì)線下簽字流程做減法進(jìn)行優(yōu)化的同時(shí)，必須對(duì)線上環(huán)節(jié)做加法加強(qiáng)審核，以確保所有管理和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)都能規(guī)避。這就需要集中采購(gòu)、法律事務(wù)等多個(gè)崗位密切配合。”財(cái)務(wù)部經(jīng)理孫莉立即給出答復(fù)，并提出需求。
時(shí)針已指向18點(diǎn)，本該是下班回家的時(shí)候，會(huì)議室內(nèi)的氛圍因探討如何加強(qiáng)線上審核再次熱烈了起來(lái)……
解決措施拿出來(lái)
10月8日，國(guó)慶節(jié)后上班第一天，在由寄遞外包工作人員組成的微信群里，就有人發(fā)出了“這個(gè)月多半又要費(fèi)神費(fèi)力給外包人員解釋費(fèi)用不能及時(shí)到賬的原因了”的感慨。但很快，一條“市分公司正式文件已下發(fā)，從這個(gè)月開(kāi)始，外包費(fèi)用報(bào)賬只需要寄遞事業(yè)部人力資源部經(jīng)理朱勇簽字就可以了”的消息就在群里炸了鍋。
“調(diào)研的時(shí)候，我們還擔(dān)心問(wèn)題即便能解決，肯定也得等到‘雙11’后，沒(méi)想到這么快就解決了”“不僅快，而且措施還如此有力，直接將12縮減成了1，太給力了”“我已經(jīng)迫不及待想去體驗(yàn)一下只需簽一個(gè)字的‘暢快’了”……群里的小伙伴不住為解決措施點(diǎn)贊。
點(diǎn)贊的背后，是孫莉國(guó)慶節(jié)前3天都在與寄遞事業(yè)部密切溝通，確保線上審核環(huán)節(jié)的設(shè)置符合企業(yè)規(guī)章制度要求；是財(cái)務(wù)部員工加班加點(diǎn)，制定出臺(tái)新的寄遞外包報(bào)賬實(shí)施流程；是綜合辦公室、人力資源部等部門的多位員工結(jié)合集中采購(gòu)、法律事務(wù)、外包管理等崗位職責(zé)，及時(shí)提出意見(jiàn)完善實(shí)施流程。其中，為了方便各經(jīng)營(yíng)單位辦理線下簽字流程，各職能部門僅針對(duì)確定誰(shuí)來(lái)簽字就進(jìn)行了3次探討。
多個(gè)部門的通力合作，讓困擾基層的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)難題得到了快速解決。下一步，成都市分公司將以此經(jīng)驗(yàn)為模板，著力解決更多“流程繁瑣、效率不高、無(wú)效等待”等問(wèn)題。