網(wǎng)點(diǎn)瘦身記
——安徽亳州市分行網(wǎng)點(diǎn)檔案清理工作側(cè)記網(wǎng)點(diǎn)作為銀行最基層的單位，事務(wù)性工作繁雜，既需要提供基礎(chǔ)金融服務(wù)，又要拓展市場(chǎng)、維護(hù)客戶。在日常工作中，打印資料多，檔案遺留問題包袱重，已成為網(wǎng)點(diǎn)之痛。如何讓網(wǎng)點(diǎn)“輕裝上陣”，成為擺在郵儲(chǔ)銀行安徽省亳州市分行領(lǐng)導(dǎo)案頭迫切需要解決的問題。
亳州市分行以解決網(wǎng)點(diǎn)檔案難題、優(yōu)化網(wǎng)點(diǎn)工作事項(xiàng)、提高網(wǎng)點(diǎn)效率為目標(biāo)，直面難題，倡導(dǎo)精細(xì)管理，今年在安徽郵儲(chǔ)系統(tǒng)內(nèi)率先開展網(wǎng)點(diǎn)檔案清理及工作事項(xiàng)優(yōu)化工作，并取得階段性成效。經(jīng)過優(yōu)化，該分行日前實(shí)現(xiàn)每日網(wǎng)點(diǎn)少打報(bào)表14張，打印時(shí)間由20分鐘縮減為5分鐘，手工登記簿減少16種，登記時(shí)間縮減一半，累計(jì)銷毀滿6個(gè)月ATM流水紙5500卷，累計(jì)移交網(wǎng)點(diǎn)留存檔案200箱（6000冊(cè)左右），為網(wǎng)點(diǎn)節(jié)約面積50平方米，有效減少了網(wǎng)點(diǎn)每日打印內(nèi)容，降低了網(wǎng)點(diǎn)柜面人員手工登記工作的勞動(dòng)強(qiáng)度，減輕了網(wǎng)點(diǎn)工作量及檔案留存壓力。
“診”網(wǎng)點(diǎn)“難瘦”之痛
“我們網(wǎng)點(diǎn)場(chǎng)地本來就小，又沒有專門的檔案保管室，您看這留存打印的報(bào)表都快把接待室堆滿了，旺季已經(jīng)到了，我們?cè)趺唇哟蛻舭?！”亳州市分行一名網(wǎng)點(diǎn)支行長(zhǎng)無奈地說。
亳州市分行調(diào)查發(fā)現(xiàn)網(wǎng)點(diǎn)每日打印留存各類報(bào)表有25種，手工登記簿37種，且網(wǎng)點(diǎn)留存檔案從未進(jìn)行銷毀。對(duì)于哪些報(bào)表應(yīng)該留存、應(yīng)該保存多長(zhǎng)時(shí)間，哪些報(bào)表不用留存，沒有相關(guān)制度文件進(jìn)行明確。網(wǎng)點(diǎn)人員根據(jù)以往傳下來的工作慣例和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行報(bào)表打印和手工登記簿登記。
“要打印的報(bào)表和手工登記簿實(shí)在太多，有的甚至還是重復(fù)的，我們需要花費(fèi)大量的時(shí)間才能完成這些看似簡(jiǎn)單的工作?！辟裰菔蟹中姓厩奥分心彻駟T介紹說。
據(jù)悉，在全省乃至全國(guó)郵儲(chǔ)銀行網(wǎng)點(diǎn)，辦理業(yè)務(wù)需要打印的報(bào)表和登記簿數(shù)量都很多，此項(xiàng)工作非常繁雜并占用大量人工時(shí)間，且日積月累的各類報(bào)表和登記簿無法及時(shí)歸檔或銷毀，導(dǎo)致網(wǎng)點(diǎn)檔案越積越多，占用大量空間，給網(wǎng)點(diǎn)帶來極大的管理負(fù)擔(dān)。如何讓網(wǎng)點(diǎn)“瘦”下來，解決網(wǎng)點(diǎn)之痛，亳州市分行率先攻堅(jiān)網(wǎng)點(diǎn)“文山”難題。
“開”網(wǎng)點(diǎn)“變瘦”之方
針對(duì)網(wǎng)點(diǎn)“瘦身”難題，亳州市分行組織人員對(duì)網(wǎng)點(diǎn)所有的報(bào)表和登記簿進(jìn)行整理、梳理，明確哪些該要哪些不該要，并由行長(zhǎng)專題會(huì)進(jìn)行研究討論，目的就是要徹底解決基層這一難題，讓基層員工從各種“表”“簿”的束縛中解放出來。
為確保該項(xiàng)工作有效落地實(shí)施，亳州市分行領(lǐng)導(dǎo)多次召集檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險(xiǎn)合規(guī)和運(yùn)營(yíng)管理部門，就網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)檔案留存現(xiàn)狀、清理流程、試點(diǎn)選擇、推廣計(jì)劃等進(jìn)行論證，并成立由分管行長(zhǎng)擔(dān)任總指揮的網(wǎng)點(diǎn)檔案清理工作指揮部，全程組織、協(xié)調(diào)、督導(dǎo)此次網(wǎng)點(diǎn)檔案清理工作。
經(jīng)研究決定，簡(jiǎn)化網(wǎng)點(diǎn)日?qǐng)?bào)單打印留存事項(xiàng)，簡(jiǎn)化并統(tǒng)一網(wǎng)點(diǎn)各類登記簿，銷毀滿6個(gè)月ATM機(jī)打交易流水紙，規(guī)范網(wǎng)點(diǎn)留存檔案管理。該分行選定站前路支行作為試點(diǎn)率先開展檔案清理工作，并派專人到支行協(xié)助網(wǎng)點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)解決清理過程遇到的問題。站前路支行檔案清理完成后，該行及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，本著網(wǎng)點(diǎn)簡(jiǎn)單、可操作、標(biāo)準(zhǔn)量化的原則，明確系統(tǒng)中有記錄的不再打印留存，系統(tǒng)中有電子數(shù)據(jù)的不再手工登記，最大限度地減輕網(wǎng)點(diǎn)負(fù)擔(dān)。
“?！本W(wǎng)點(diǎn)“瘦身”之招
如何讓成功“瘦身”的網(wǎng)點(diǎn)保持好的“身材”，防止“文山”問題反彈，亳州市分行拿出了后續(xù)治療妙招。
根據(jù)網(wǎng)點(diǎn)留存檔案實(shí)際需要，該分行統(tǒng)一定制并購(gòu)買標(biāo)準(zhǔn)檔案整理箱。原來擺放方式為蛇皮袋封裝、破紙箱隨手堆放，需要調(diào)閱時(shí)無從下手查找。目前整理完成后，統(tǒng)一封裝入箱，附有檔案明細(xì)，按照時(shí)間先后順序查找方便。按照檔案移交流程及時(shí)移交市（縣）行檔案管理部門。對(duì)于保存期滿的檔案按照檔案銷毀程序統(tǒng)一進(jìn)行銷毀，保存期未滿的檔案則由市（縣）檔案管理部門繼續(xù)集中保管。
同時(shí)，為進(jìn)一步規(guī)范后續(xù)網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)檔案的整理、裝訂、保管、利用等工作，保證檔案的安全、完整，有效保護(hù)及利用，該分行制定了《網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行）》，對(duì)網(wǎng)點(diǎn)需留存業(yè)務(wù)檔案種類及保管年限、檔案的整理、檔案的歸檔與保管、檔案調(diào)閱、鑒定及銷毀等進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。通過制度的形式，對(duì)網(wǎng)點(diǎn)檔案進(jìn)行全流程、系統(tǒng)化管理，確保網(wǎng)點(diǎn)檔案管理工作合規(guī)、合法。
“以前網(wǎng)點(diǎn)是負(fù)重前行，現(xiàn)在終于可以輕裝上陣了?！辟裰菔蟹中械谝粋€(gè)完成檔案清理工作的站前路支行行長(zhǎng)激動(dòng)地說?！跏Y沖