試水資產(chǎn)管理數(shù)字化
——湖北省分公司全生命周期實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用小記
部門兼職資產(chǎn)管理員運用APP了解固定資產(chǎn)情況。
資產(chǎn)編號：××××；資產(chǎn)名稱：郵區(qū)中心局；資產(chǎn)類別：鋼筯混凝土框架房屋；購入時間、資產(chǎn)原值、累計折舊、產(chǎn)權(quán)證號……7月12日，湖北省黃石市郵政分公司財務(wù)部資產(chǎn)管理專員吳玉其用“湖北資產(chǎn)管理APP”掃描郵件處理中心大樓的資產(chǎn)管理卡片后，11項資產(chǎn)清查數(shù)據(jù)立刻清晰地顯示在手機上。這是業(yè)已投入運營的湖北郵政全生命周期實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)（下文簡稱資產(chǎn)管理系統(tǒng)）為吳玉其這樣的資產(chǎn)管理人員帶來的工作便利。依托這一系統(tǒng)平臺，湖北省分公司開始試水資產(chǎn)管理數(shù)字化，邁向數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。
辦理資產(chǎn)“身份證”
固定資產(chǎn)全生命周期管理（LCAM）是以固定資產(chǎn)作為管理對象，從系統(tǒng)的整體目標出發(fā)，基于經(jīng)濟生命統(tǒng)籌考慮資產(chǎn)的投資規(guī)劃、采購建設(shè)、管理使用和退出報廢的全過程。湖北省分公司運用全生命周期資產(chǎn)管理理念，利用二維碼和APP等信息化管理手段，搭建資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了全省各級郵政企業(yè)固定資產(chǎn)數(shù)字化管理。
2019年，作為兩家試運營資產(chǎn)管理系統(tǒng)的地市級分公司之一，天門市郵政分公司以最新導(dǎo)出的資產(chǎn)臺賬為基礎(chǔ)，根據(jù)資產(chǎn)類別分類篩選匯總，前往各單位實地資產(chǎn)盤點。清查小組在盤點過程中發(fā)現(xiàn)：部分需報損、報廢或作其他處置的固定資產(chǎn)仍然“躺”在臺賬上；一些實物信息與資產(chǎn)資料不相符；資產(chǎn)掛賬部門壓根不知道這筆資產(chǎn)……而要發(fā)現(xiàn)這些問題，除了大規(guī)模清查，幾乎找不到其他有效的方式。財務(wù)人員都知道，資產(chǎn)清查耗時費力，好在這是他們最后一次用這種原始方式進行資產(chǎn)盤點了。以后，用“郵我行”下載的APP掃碼即可了解資產(chǎn)的全部數(shù)據(jù)，一切都將變得簡單!
也正是這次經(jīng)歷，讓清理小組認識到固定資產(chǎn)數(shù)字化管理的必要性和迫切性。天門市分公司及時處理逾齡資產(chǎn)，全面落實固定資產(chǎn)實物管理的各項基礎(chǔ)信息，特別是針對一些實物信息與資產(chǎn)資料不相符的情況，對相關(guān)信息及時補充、修改、調(diào)整。很快，天門市分公司就嘗到了資產(chǎn)管理數(shù)字化帶來的甜頭兒，為資產(chǎn)管理系統(tǒng)在全省順利上線打好基礎(chǔ)。
隨著資產(chǎn)管理系統(tǒng)全面應(yīng)用，全省郵政大到土地、房屋，小到筆記本電腦、照相機的6.5萬筆固定資產(chǎn)都納入了系統(tǒng)管理，對所有資產(chǎn)按統(tǒng)一的規(guī)則進行資產(chǎn)編碼。每項資產(chǎn)僅有一個資產(chǎn)二維碼“身份證”，有效保證每項資產(chǎn)在全生命周期管理過程中的連續(xù)性，讓資產(chǎn)來源可追溯、去向可追蹤，全程可監(jiān)控、責任可追究。
明確資產(chǎn)“監(jiān)護人”
對資產(chǎn)管理部門而言，如果沒有一個公開透明的資產(chǎn)管理平臺，容易形成參與資產(chǎn)管理的各單位、各部門在管理銜接工作中掌握信息不對稱或不全面，容易導(dǎo)致固定資產(chǎn)賬實不相符的情況。例如：固定資產(chǎn)發(fā)生更換、報廢或轉(zhuǎn)移等變化，財務(wù)賬上無法實現(xiàn)實時的賬務(wù)處理。由于缺乏有效銜接和整體協(xié)調(diào)性，造成賬實不符。
湖北省分公司通過資產(chǎn)管理系統(tǒng)搭建了全員參與的縱向到底、橫向到邊、動態(tài)清晰、權(quán)責明確的資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)體系，形成了資產(chǎn)歸口管理部門、財務(wù)部門和使用部門的“三位一體”的協(xié)同管理機制。從縱向來看，資產(chǎn)管理系統(tǒng)實現(xiàn)了從省分公司下沉穿透至各級郵政企業(yè)管理層級，最終將資產(chǎn)管理延伸至郵政企業(yè)最末端。從橫向來看，資產(chǎn)管理系統(tǒng)實現(xiàn)了資產(chǎn)使用管理職責的落實和明確，在資產(chǎn)清分時，各項實物資產(chǎn)須明確資產(chǎn)使用管理責任部門和責任人，確保資產(chǎn)日常維護和安全完整。
資產(chǎn)管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地實現(xiàn)了與ERP系統(tǒng)價值數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和同步，確保賬、卡、實相符。根據(jù)ERP卡片編號唯一性的特征，將ERP卡片編號錄入實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)，建立賬實兩個系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，按月提取ERP系統(tǒng)資產(chǎn)模塊的原值和折舊等資產(chǎn)會計信息，每月6日前完成資產(chǎn)管理系統(tǒng)價值信息更新，實現(xiàn)了實物管理同價值管理的有機統(tǒng)一。湖北省分公司會計中心核算主管肖倩介紹，資產(chǎn)管理系統(tǒng)記錄著企業(yè)資產(chǎn)的“生命價值”。同時，也動態(tài)記錄資產(chǎn)的“生老病死”全過程。
當好資產(chǎn)“大管家”
6月15日，湖北省分公司會計核算中心會計鄧曉莉根據(jù)宜昌市郵政分公司在資產(chǎn)管理系統(tǒng)上的付款申請，向廠家支付了一筆采購會議設(shè)備的款項。鄧曉莉說，省分公司是否付款，取決于市（州）分公司是否在資產(chǎn)管理系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)購入庫，這也是資產(chǎn)管理系統(tǒng)控制的關(guān)鍵節(jié)點，相當于線下工程資金支付時需要提交實物驗收單。資產(chǎn)管理系統(tǒng)的強大還體現(xiàn)在，向前可追溯投資計劃、項目、合同、請款等數(shù)據(jù)信息；往后可查明資產(chǎn)購入、調(diào)撥、維修、報廢等數(shù)據(jù)信息，破解了資產(chǎn)的信息孤島和碎片化，為資產(chǎn)精細化管理、投資資源配置、項目投資效益評價提供了準確數(shù)據(jù)分析和科學(xué)管理手段。
湖北省分公司還將價值在2000～5000元的高值耗材納入資產(chǎn)管理系統(tǒng)管理。同時，在報賬流程上明確，報銷須嚴格實行“先錄入再報賬”，各報賬單位須將購入的高值耗材錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，并打印“資產(chǎn)二維碼”標簽且貼于實物資產(chǎn)醒目位置；報銷報賬時，以高值耗材臺賬和“資產(chǎn)二維碼”作為原始憑證提交報賬。此項舉措倒逼各級郵政企業(yè)建立高值耗材登記保管的管理制度，實現(xiàn)了高值耗材視同固定資產(chǎn)管理，有效確保了國有資產(chǎn)的安全和完整。據(jù)高值耗材臺賬顯示，已納入資產(chǎn)管理系統(tǒng)管理的高值耗材有7.3萬筆。
資產(chǎn)管理系統(tǒng)運用最大的變化在于，借助資產(chǎn)管理手段、方法、流程和考核等一系列重大轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新，大家牢固樹立了資產(chǎn)管理理念，強化了資產(chǎn)管理主體責任意識。各資產(chǎn)管理部門各就其位、各司其職、各負其責，共同提高資產(chǎn)管理效率和運營效益，有效解決了資產(chǎn)管理不善、職責分工不明、價值管理不清、流程管控不暢等痛點及難點問題。
“資產(chǎn)管理系統(tǒng)的運用實現(xiàn)了設(shè)備的全流程管控，為科學(xué)投資和管理設(shè)備提供了強有力的平臺支撐。”談到資產(chǎn)管理系統(tǒng)，荊州市郵政分公司市場營銷部信息技術(shù)中心主管陳可松有著更多的期待。他希望資產(chǎn)管理系統(tǒng)在做好“財務(wù)管家”的同時，能考慮與信息技術(shù)等部門系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和信息互通，從而成為“大內(nèi)總管”。
湖北省分公司財務(wù)部總經(jīng)理丁忠表示，資產(chǎn)管理系統(tǒng)是資產(chǎn)管理創(chuàng)新升級的一次有益探索和實踐，在全國郵政系統(tǒng)屬于首創(chuàng)，具有里程碑的意義，也將為全國郵政固定資產(chǎn)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供可以借鑒的“湖北經(jīng)驗”。