成為企業(yè)戰(zhàn)略的咨詢專家
點開手機上的“湖北郵政資產(chǎn)管理APP”，掃描固定資產(chǎn)上的二維碼，資產(chǎn)類別、名稱、購入時間、原值、累計折舊等信息輕松可見。資產(chǎn)管理人員也由此告別了查找資料要攀高爬低、翻箱倒柜的狀況。被大家親切地稱為“管家婆”的湖北郵政資產(chǎn)管理系統(tǒng)，可以不受時間和空間限制，實時提供便捷、智能的資產(chǎn)查詢、掃碼盤點等個性化功能，讓資產(chǎn)清查和管理工作變得SoEasy（很容易）！
湖北省郵政分公司率先在全國郵政運用全生命周期資產(chǎn)管理理念搭建的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，依托“資產(chǎn)二維碼”和“湖北郵政資產(chǎn)管理APP”兩大互聯(lián)網(wǎng)工具，升級資產(chǎn)管理手段，實現(xiàn)資產(chǎn)的可視化和數(shù)字化。隨著資產(chǎn)管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用，湖北省分公司大到土地、房屋，小到筆記本電腦、照相機的10萬余筆固定資產(chǎn)都納入了系統(tǒng)管理，可有效保證每項資產(chǎn)在全生命周期管理過程中的連續(xù)性，讓資產(chǎn)來源可追溯、去向可追蹤，全程可監(jiān)控、責(zé)任可追究。
湖北省分公司在財務(wù)數(shù)字化方面的探索，遠(yuǎn)不止資產(chǎn)管理可視化和數(shù)字化，他們做的還有很多……
試水風(fēng)險管理智能化
從2019年開始，湖北省分公司員工報銷增值稅發(fā)票時就多了一個程序，先要拿到財務(wù)部門查驗。財務(wù)部門會通過“智慧財稅共享服務(wù)管理平臺”對發(fā)票進(jìn)行數(shù)字化管理：在對增值稅發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行查驗后，查詢記錄以及發(fā)票數(shù)據(jù)會持久保存，并生成發(fā)票報賬確認(rèn)單，實現(xiàn)發(fā)票查驗和報賬一體化。通過查驗和報賬規(guī)則數(shù)字化控制，簡化報賬流程、防范發(fā)票重復(fù)報賬，并滿足會計檔案管理要求。
防范發(fā)票重復(fù)報賬只是“智慧財稅共享服務(wù)管理平臺”的功能之一。該平臺基于財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)理念，采用智能技術(shù)、云技術(shù)、大數(shù)據(jù)等科技手段，對財稅數(shù)據(jù)的采集、存儲、分析及運用，實施財稅全價值鏈管理、資產(chǎn)化共享管理、可視化監(jiān)控管理和智能化發(fā)票管理。該平臺還以發(fā)票查驗、開票、納稅申報等沉淀的數(shù)據(jù)資產(chǎn)為載體，依托云計算和大數(shù)據(jù)分析，借助電子地圖、儀表盤、柱狀圖、折線圖等形式開展財稅可視化“五大看板”監(jiān)控，呈現(xiàn)形象、直觀、清晰的財稅風(fēng)險管控視角，及時預(yù)警和提示稅務(wù)風(fēng)險，提高企業(yè)對風(fēng)險管控的針對性和時效性，輔助管理決策。
納稅申報自動化，提高稅務(wù)管理效率。這項功能聽起來高大上，實際運用能力也很強大。依托納稅申報流程再造、技術(shù)融通等手段，依據(jù)金稅三期、ERP等系統(tǒng)源頭數(shù)據(jù)，平臺可自動完成單體申報表提取、歸集和計算。各分支機構(gòu)一鍵生成、上報納稅增值稅單體報表，總機構(gòu)一鍵完成全省增值稅報表匯總、分稅及申報納稅操作，全面提高總、分機構(gòu)增值稅申報效率和申報納稅質(zhì)量。2020—2021年，湖北省分公司通過該平臺節(jié)省12萬工時，減稅、降費3.57億元。
4月18日，登錄財務(wù)共享平臺的主辦會計李凌收到一條彈窗提示：某市郵政分公司員工有一筆從個人賬戶轉(zhuǎn)賬到收入戶276元的資金，請及時核查。李凌馬上在平臺內(nèi)提取該筆資金的繳款信息，并下達(dá)稽查通知。該市分公司對此進(jìn)行取證，最終證明該筆報刊款系員工個人訂閱。會計中心據(jù)此給出管理意見：此行為是員工作為客戶購買企業(yè)服務(wù)，不屬于個人賬戶歸集資金，不存在資金歸集違規(guī)行為。這一筆記錄，將會在系統(tǒng)內(nèi)繼續(xù)保存，并根據(jù)該員工連續(xù)的財務(wù)行為為其“畫像”。
利用RPA技術(shù)，湖北省分公司已實現(xiàn)全量監(jiān)控資金收支流水，全面強化過程合規(guī)管控。通過整合資金收支數(shù)據(jù)，可以對全省大額現(xiàn)金繳款、個人賬戶歸集、員工墊付報賬款、雙限賬戶超范圍使用、收支賬戶間資金調(diào)動等異常收付事項和未達(dá)賬項進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和定位資金管理存在的風(fēng)險點。
除此之外，湖北省分公司還嘗試?yán)肁I技術(shù)定期對各市（州）郵政分公司進(jìn)行風(fēng)險畫像，深入業(yè)務(wù)前端，參與業(yè)務(wù)模式及產(chǎn)品分析，準(zhǔn)確識別風(fēng)險點，分級預(yù)警，綜合運用風(fēng)險預(yù)警和系統(tǒng)控制等手段，實現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險“早發(fā)現(xiàn)、早預(yù)警、早處理”。
推動業(yè)務(wù)流程自動化
4月2日凌晨，湖北郵政會計核算中心，5臺電腦屏幕閃爍著亮光，而辦公桌前卻空無一人，是員工一時粗心忘了關(guān)電腦？不！是財務(wù)機器人正“孜孜不倦”地提取著上月已入賬財務(wù)數(shù)據(jù)，按照預(yù)設(shè)的檢驗關(guān)系進(jìn)行數(shù)據(jù)比對檢驗，生成預(yù)警信息。全部工作將在早上8點前完成，靜待各賬套“小主”的認(rèn)領(lǐng)、核實、調(diào)整。
早在五年前，湖北省分公司的員工就已經(jīng)體驗到了報賬速度的變化。那正是一期財務(wù)機器人“上崗”的功勞。湖北郵政會計核算中心副總經(jīng)理王東介紹：“在財務(wù)機器人的應(yīng)用上，我們首先關(guān)注的是事務(wù)性工作的效率提升。機器人承擔(dān)了大量重復(fù)、簡單卻不可或缺的工作，避免了人工加工數(shù)據(jù)的差錯，有效提升了數(shù)據(jù)質(zhì)量和工作效率?！?nbsp;
在財務(wù)機器人一期項目上，湖北省分公司選擇了和第三方合作開發(fā)。二期建設(shè)則以自有力量為主進(jìn)行研發(fā)。二期項目打通了內(nèi)部系統(tǒng)的壁壘和數(shù)據(jù)孤島，實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)與湖北郵政自建財務(wù)信息系統(tǒng)之間的信息交換。目前已上線運行報銷、應(yīng)付款項、往來、票據(jù)等系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)自動化集成功能，每年可節(jié)省1320個小時，效率提升1.4倍。聽基層員工的反饋，仿佛置身“夸夸群”：自主開發(fā)響應(yīng)速度更快，功能針對性更強，應(yīng)用拓展更便利……而通過財務(wù)機器人項目實施流程自動化，財務(wù)人員對機器人的交互模式、技術(shù)可行性有了更多理解，對湖北郵政技術(shù)轉(zhuǎn)型及業(yè)務(wù)智能化也有了更清晰的方向性指引。
營收資金歸集流程自動化來自管理的需要，也是基層適應(yīng)客戶電子支付的迫切需求。2021年11月上線的“湖北郵政電子收款平臺”小程序（下文簡稱“收款小程序”）就有效解決了這一難題。
4月17日，在荊州市荊州區(qū)彌市鎮(zhèn)天保村村民蔡國其家，投遞員佘振先交接完15袋復(fù)合肥后，點開微信上的收款小程序生成動態(tài)收款碼。蔡國其手機掃碼，“嘀”的一聲，付款成功。這筆資金將在第二天自動清分至荊州市郵政分公司分銷專戶中。
收款小程序采用了“端+云”模式，基于微信程序C端和WEB端搭建電子收款支撐管理平臺。收款小程序?qū)崿F(xiàn)了對所有網(wǎng)點、員工、業(yè)務(wù)、場景全覆蓋，還可根據(jù)業(yè)務(wù)類型自動清分至指定銀行賬戶。內(nèi)部管理的便利性更是明顯：收款員工可以在手機端查詢訂單；業(yè)務(wù)、財務(wù)部門可在PC端實現(xiàn)收款員信息管理、賬戶管理、訂單管理及數(shù)據(jù)統(tǒng)計；各經(jīng)營單位可以根據(jù)管理需求，靈活選擇“資金秒到”或“D+1”模式……
負(fù)責(zé)該項目的湖北省分公司財務(wù)部李雨告訴記者：“收款小程序在滿足基層電子收款需求的同時，有效遏制大額資金歸集、個人賬戶歸集風(fēng)險，受到廣泛歡迎。收款小程序自上線以來，已累計收款超過50萬筆，收款金額達(dá)4.2億元?！?/p>
探索項目開發(fā)前瞻化
“系統(tǒng)上線后，每天自動獲取源頭數(shù)據(jù)，平臺自動處理實時生成資金的流向、流量和存量數(shù)據(jù)，方便領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員掌握企業(yè)資金狀況，及時調(diào)度企業(yè)資金，提高資金周轉(zhuǎn)效率。”4月15日，十堰市郵政分公司財務(wù)部吳帆向記者展示最新的“資金流入分析實時表”，在系統(tǒng)上線前，她只能在次月初耗時幾天，手工整理出上月企業(yè)資金流入、流出情況，信息嚴(yán)重滯后且工作量大。這一系統(tǒng)，是剛剛在十堰、潛江兩個郵政分公司試點的“資金智慧管理平臺”。
著眼于升級資金管理手段，有效防范資金風(fēng)險，提高資金管理的效率，湖北省分公司自主研發(fā)了該平臺。通過一鍵出數(shù)，資金分析月報變?nèi)請?，精確監(jiān)控全級次、全過程、全專業(yè)的資金流量、流向，實現(xiàn)資金運營過程全覆蓋、全景化、實時化管理；同時，建立健全資金風(fēng)險監(jiān)控預(yù)警機制，降低企業(yè)資金風(fēng)險。
“如果資金的流量、流向和存量情況能通過圖表形式來表現(xiàn)就更直觀了?！睂τ趨欠慕ㄗh，開發(fā)團隊回應(yīng)，這一功能已被提上開發(fā)日程，可視化功能很快就會走進(jìn)現(xiàn)實。湖北省分公司正在進(jìn)行全局性謀劃財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，探索和構(gòu)建具有前瞻性的模式，服務(wù)企業(yè)經(jīng)營管理。
怎么給寄遞客戶報價？對于荊州市沙市區(qū)郵政分公司快遞包裹部業(yè)務(wù)管理員譚超來說不算難事。他會對客戶寄遞包裹的數(shù)量、內(nèi)件、尺寸、重量、路向等因素進(jìn)行綜合考量后給出報價。雖然是一個有15年從業(yè)經(jīng)驗的“老司機”，但他對每一個客戶的損益并沒有十足的把握，已經(jīng)開始測試的“寄遞內(nèi)部結(jié)算與損益分析系統(tǒng)”能有效解決他的問題。業(yè)務(wù)管理員通過系統(tǒng)了解客戶不同路向、不同產(chǎn)品的發(fā)件量、資費水平、折扣率、重量單價等數(shù)據(jù)，以及收寄成本、結(jié)算成本、毛利等信息，從中選出盈利水平高的優(yōu)勢路線重點營銷，并提供報價折扣。新系統(tǒng)對接包快業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)，多維度展示包快業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)量、收入、成本、損益等數(shù)據(jù)信息，開展郵件、產(chǎn)品、項目、客戶、線路、郵路等損益分析，從而實現(xiàn)包括定價指導(dǎo)在內(nèi)的寄遞業(yè)務(wù)項目管理、運行評價、結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)制定及結(jié)算數(shù)據(jù)稽核等功能，提高精細(xì)化管理水平，為寄遞業(yè)務(wù)經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支撐。隨著這一系統(tǒng)的應(yīng)用和完善，湖北郵政寄遞業(yè)務(wù)降本增效工作將再上新臺階。