強(qiáng)化流程管控 構(gòu)建長(zhǎng)效機(jī)制——河南郵政推動(dòng)業(yè)務(wù)外包規(guī)范化管理實(shí)踐
作者：中國(guó)郵政報(bào)記者 賈紅偉 通訊員 王振濤來(lái)源:中國(guó)郵政報(bào)發(fā)布時(shí)間：2024-02-28
2023年以來(lái)，針對(duì)集團(tuán)公司外包專項(xiàng)巡視發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和專項(xiàng)整治工作要求，河南省郵政分公司結(jié)合本省實(shí)際，以效率提升、流程優(yōu)化、企業(yè)增效為目標(biāo)，研究制定《業(yè)務(wù)外包實(shí)施細(xì)則》，明確職責(zé)分工，強(qiáng)化流程控制，加快構(gòu)建外包規(guī)范化管理長(zhǎng)效機(jī)制，變“專項(xiàng)行動(dòng)”為“常態(tài)監(jiān)管”，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)外包全過(guò)程閉環(huán)管理。
截至2023年12月，河南郵政外包專項(xiàng)整治成本壓降3.65億元，壓降比例達(dá)16.64％，超集團(tuán)公司下達(dá)目標(biāo)0.23個(gè)百分點(diǎn)；助推全省郵政寄遞業(yè)務(wù)五大環(huán)節(jié)成本全部實(shí)現(xiàn)壓降，累計(jì)壓降成本達(dá)4.91億元，總體件均成本降幅為7.33％，其中收寄、內(nèi)部處理、投遞3個(gè)環(huán)節(jié)外包平均單價(jià)水平均居全國(guó)郵政前4位。
成立工作專班 提升審批效率
“外包勞動(dòng)定額高于省分公司核定標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)自有人員勞動(dòng)定額也均達(dá)標(biāo)。但方案中沒(méi)有明確超定員人員的具體安置分流情況，需要予以補(bǔ)充完善?！?/p>
“設(shè)備配備及利用率情況還有些不全面，缺少擺輪的利用率情況?！?/p>
“服務(wù)質(zhì)量?jī)?nèi)容符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)異議?！?/p>
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這是日前由河南省分公司業(yè)務(wù)外包工作專班牽頭召開(kāi)的一次聯(lián)席會(huì)議，會(huì)議對(duì)《漯河市分公司郵區(qū)中心內(nèi)部處理環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案》進(jìn)行審核。這樣的聯(lián)席會(huì)議，基本上每周都要召開(kāi)，業(yè)務(wù)急需時(shí)隨時(shí)召開(kāi)。
一項(xiàng)業(yè)務(wù)外包，往往涉及多個(gè)部門、多個(gè)環(huán)節(jié)。由于各部門缺乏整體統(tǒng)籌、各環(huán)節(jié)缺少銜接管控等原因，造成外包項(xiàng)目推進(jìn)難、問(wèn)題多，難點(diǎn)、斷點(diǎn)、堵點(diǎn)層出不窮。為進(jìn)一步規(guī)范管理，解決業(yè)務(wù)外包存在的審批多頭管理、審核久拖不決等問(wèn)題，經(jīng)過(guò)深入研討并結(jié)合本省實(shí)際，2023年6月，河南省分公司出臺(tái)《業(yè)務(wù)外包實(shí)施細(xì)則》，從職責(zé)分工、流程與控制、服務(wù)安全、獎(jiǎng)勵(lì)與違規(guī)問(wèn)責(zé)等方面建章立制，使外包管理有章可循、有規(guī)可依。
依據(jù)實(shí)施細(xì)則，河南省分公司強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建管理架構(gòu)，成立了業(yè)務(wù)外包工作領(lǐng)導(dǎo)小組和業(yè)務(wù)外包工作專班。領(lǐng)導(dǎo)小組由省分公司總經(jīng)理任組長(zhǎng)，分管副總經(jīng)理任副組長(zhǎng)；工作專班由省分公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)籌，承擔(dān)牽頭抓總、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、指導(dǎo)督促、監(jiān)督考核職責(zé)。設(shè)立省、市兩級(jí)業(yè)務(wù)外包工作專班，加強(qiáng)專班人員配備，在總編制范圍內(nèi)調(diào)劑增設(shè)外包管理專崗，明確專兼職人員，壓緊壓實(shí)各部門、各單位外包管理責(zé)任，做到事事有人管、項(xiàng)項(xiàng)有人盯、環(huán)環(huán)有人控。
業(yè)務(wù)外包工作專班的成立，改變了原來(lái)各外包需求單位向多個(gè)業(yè)務(wù)主管部門提交需求方案的流程，由工作專班統(tǒng)一受理，并對(duì)方案內(nèi)容進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^(guò)后再提交各相關(guān)部門審核。對(duì)部門意見(jiàn)沖突、問(wèn)題類型較多的外包方案，由工作專班組織召集聯(lián)席會(huì)議進(jìn)行研究解決。
截至2023年底，河南省分公司業(yè)務(wù)外包工作專班協(xié)同相關(guān)部門先后出臺(tái)了40余項(xiàng)業(yè)務(wù)外包相關(guān)制度，重新梳理了各相關(guān)部門職責(zé)及工作流程，設(shè)計(jì)了業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目流程控制圖，完善了業(yè)務(wù)外包管理監(jiān)督、獎(jiǎng)懲等機(jī)制，明確了業(yè)務(wù)外包由誰(shuí)管、管什么、如何管、誰(shuí)考核、考核誰(shuí)等，使得外包項(xiàng)目有人審、問(wèn)題有人管、工作有人促，從根本上提升了外包管理的規(guī)范化水平。目前，審核業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目申請(qǐng)179份，期限內(nèi)辦結(jié)率96.01％，有效提高了外包方案審批效率和質(zhì)量。
創(chuàng)建管控工具 實(shí)現(xiàn)源頭治理
河南省分公司在推進(jìn)業(yè)務(wù)外包工作中，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，通過(guò)建立錯(cuò)層監(jiān)督考核體系、預(yù)算執(zhí)行分析通報(bào)機(jī)制、單價(jià)分析體系、項(xiàng)目管理臺(tái)賬等，從源頭上實(shí)現(xiàn)外包規(guī)范化管理。
建立外包管理錯(cuò)層監(jiān)督考核體系，強(qiáng)化常態(tài)監(jiān)管。河南郵政把外包管理作為“一把手工程”，納入各單位戰(zhàn)略績(jī)效考核。制定并下發(fā)業(yè)務(wù)外包日常管理考核辦法，將外包費(fèi)壓降目標(biāo)、預(yù)算偏離度、效率指標(biāo)、外包方案審核、重點(diǎn)工作推進(jìn)以及巡視巡察、審計(jì)發(fā)現(xiàn)外包存在問(wèn)題等作為重點(diǎn)內(nèi)容，突出對(duì)各部門、各單位及關(guān)鍵崗位考核，形成一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的外包管理格局。
建立預(yù)算執(zhí)行分析通報(bào)機(jī)制，以預(yù)算硬約束強(qiáng)化預(yù)算引領(lǐng)。河南郵政完善外包費(fèi)用零基預(yù)算模型，優(yōu)化預(yù)算編制流程，及時(shí)下達(dá)企業(yè)年度預(yù)算和分條線、分環(huán)節(jié)外包預(yù)算。要求各單位將外包費(fèi)年預(yù)算分解到月，并按月通報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)費(fèi)用增長(zhǎng)異常、預(yù)算執(zhí)行偏差較大等行為實(shí)行黃色、紅色兩級(jí)預(yù)警管理，被預(yù)警單位要立即對(duì)預(yù)警事項(xiàng)進(jìn)行分析，查找問(wèn)題原因，制定整改措施。因超預(yù)算被紅色預(yù)警的，省分公司暫緩對(duì)其外包費(fèi)資金的支付。
建立業(yè)務(wù)外包單價(jià)分析體系，讓數(shù)據(jù)“會(huì)說(shuō)話”。河南郵政以“三把尺子”開(kāi)展外包數(shù)據(jù)分析，分環(huán)節(jié)、分單位監(jiān)督管控業(yè)務(wù)量變動(dòng)有無(wú)異常、費(fèi)用壓降比例是否達(dá)標(biāo)、成本列賬是否完整規(guī)范等。對(duì)業(yè)務(wù)外包成本壓降推進(jìn)力度不足的單位和環(huán)節(jié)，以月度通報(bào)或督辦等形式，督促、指導(dǎo)其對(duì)存在問(wèn)題深刻剖析原因，明確整改時(shí)限，確保實(shí)現(xiàn)外包壓降目標(biāo)。
建立業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目管理臺(tái)賬，落實(shí)“四個(gè)到人”。河南郵政以外包專項(xiàng)整治臺(tái)賬為基礎(chǔ)，建立涵蓋需求、合同、預(yù)算、業(yè)務(wù)量、外包費(fèi)用、壓降管理等關(guān)鍵信息的業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目管理臺(tái)賬，責(zé)任到人、任務(wù)到人、目標(biāo)到人、考核到人，實(shí)現(xiàn)對(duì)全省郵政所有外包項(xiàng)目、外包合同的全覆蓋管控。同時(shí)實(shí)行臺(tái)賬上報(bào)管理機(jī)制，經(jīng)工作專班初審后，發(fā)送各業(yè)務(wù)主管、職能部門相互借鑒、取長(zhǎng)補(bǔ)短，逐步形成橫向協(xié)同、縱向貫通的日常外包項(xiàng)目管理臺(tái)賬工作機(jī)制。
“創(chuàng)建管控工具，就是要對(duì)業(yè)務(wù)外包工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行精準(zhǔn)定位、靶向施策，有效防范各種風(fēng)險(xiǎn)隱患，以長(zhǎng)效機(jī)制實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。”河南省分公司總經(jīng)理、業(yè)務(wù)外包工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)熊勇武說(shuō)。
聚焦生產(chǎn)效能 助推降本增效
業(yè)務(wù)外包作為一種新型經(jīng)營(yíng)策略，是企業(yè)集中有限的資源和能力，專注核心業(yè)務(wù)、提高資源利用率、提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的有效手段。因此，按照郵政企業(yè)勞動(dòng)定額標(biāo)準(zhǔn)、人均處理效率目標(biāo)等核心指標(biāo)，以“三把尺子”對(duì)標(biāo)對(duì)表，嚴(yán)把業(yè)務(wù)外包范圍、需求和價(jià)格等關(guān)鍵要素，深挖自有資源，推進(jìn)流程優(yōu)化、效能提升，成為河南省分公司推動(dòng)郵政業(yè)務(wù)尤其是寄遞業(yè)務(wù)降本增效的重要“利器”。
依據(jù)集團(tuán)公司規(guī)定及《業(yè)務(wù)外包實(shí)施細(xì)則》，河南省分公司明確規(guī)定核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)不得外包、外包單價(jià)高于自營(yíng)單價(jià)不得外包、企業(yè)自有資源挖潛不夠不得外包、生產(chǎn)支撐能力能夠滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要不得外包。編制業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目實(shí)施方案，必須包含需求分析、成本分析、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等。對(duì)于外包單價(jià)高于自營(yíng)單價(jià)、本地區(qū)行業(yè)單價(jià)和同類省最優(yōu)單價(jià)中任何一項(xiàng)的外包方案，外包專班和業(yè)務(wù)主管部門不得審核通過(guò)，采購(gòu)部門不得實(shí)施采購(gòu)。
鄭州郵區(qū)中心聚焦生產(chǎn)效能，按照專項(xiàng)整治要求全面梳理內(nèi)部處理作業(yè)流程，厘清業(yè)務(wù)外包作業(yè)界面，深挖自有人員定額達(dá)標(biāo)，科學(xué)合理劃分外包作業(yè)標(biāo)段，運(yùn)用定價(jià)模型合理確定外包上限控制單價(jià)。通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)，內(nèi)部處理外包平均單價(jià)較上一年壓降0.09元／件，累計(jì)實(shí)現(xiàn)外包費(fèi)壓降8600余萬(wàn)元。
南陽(yáng)市郵政分公司聚焦投遞能力不足導(dǎo)致的時(shí)限壓力大、投遞成本高等問(wèn)題，通過(guò)合同期內(nèi)議價(jià)、建設(shè)郵政自提點(diǎn)、復(fù)用社會(huì)驛站、推行甩點(diǎn)直投等提高支撐能力，將快遞包裹轉(zhuǎn)自提占比提升至87.40％，甩點(diǎn)直投占比提升至42.97％，有效緩解了投遞壓力，投遞時(shí)限質(zhì)量顯著提高，特快和快包及時(shí)妥投率分別達(dá)到97.98％、99.87％，推動(dòng)投遞環(huán)節(jié)外包成本下降21.11％，壓降金額731萬(wàn)元。
信陽(yáng)市郵政分公司通過(guò)盤(pán)活自有人員和自有車輛，將信陽(yáng)至廣州郵路由委辦改為自辦，通過(guò)盤(pán)活自有人員和自有牽引車輛，整體委辦運(yùn)費(fèi)減少300萬(wàn)元。同時(shí)，還將駕駛員、自有車輛的日均行駛里程分別提升至600公里、700公里以上；建立全口徑用工管控機(jī)制，緊盯自有人員定額達(dá)標(biāo)，聚焦結(jié)構(gòu)性冗員環(huán)節(jié)，嚴(yán)審業(yè)務(wù)外包方案，將優(yōu)化出的自有人員充實(shí)到攬投等一線生產(chǎn)及網(wǎng)點(diǎn)保安崗位，2023年優(yōu)化自有人員260人，節(jié)約外包費(fèi)約1282萬(wàn)元。
面對(duì)客服業(yè)務(wù)外包缺少勞動(dòng)定額的情況，河南省分公司外包專班成立伊始，就會(huì)同服務(wù)質(zhì)量部、人力資源部赴洛陽(yáng)、漯河、安陽(yáng)等地開(kāi)展勞動(dòng)定額寫(xiě)實(shí)，將每個(gè)工單處理流程、環(huán)節(jié)、步驟進(jìn)行拆分，以秒為單位，測(cè)算出各類工單的勞動(dòng)定額，以定額的固定促進(jìn)客服外包定價(jià)模型的科學(xué)化，目前已相繼完成了7個(gè)市分公司區(qū)域客服和2個(gè)單位主動(dòng)客服外包方案的審核、采購(gòu)簽報(bào)及合同簽訂等工作。
2023年，河南省分公司嚴(yán)把業(yè)務(wù)外包方案審核關(guān)，推動(dòng)全省寄遞業(yè)務(wù)三個(gè)環(huán)節(jié)外包平均單價(jià)水平居全國(guó)郵政領(lǐng)先位置，其中，收寄環(huán)節(jié)居第3位，內(nèi)部處理環(huán)節(jié)居第4位，投遞環(huán)節(jié)居第4位。